Nina Stadelmann, welche Folgen hatte der Lockdown im letzten März 2020 für die Organisation von Events am Departement Gesundheit?

Wir hatten nicht mit solch gravierenden Auswirkungen für die Schweiz gerechnet und mussten auf einen Schlag unsere Eventplanung von mehreren Monaten über den Haufen werfen. Jeder Anlass wurde separat diskutiert und wir entschieden, ob er online durchgeführt, verschoben oder abgesagt werden soll. Beim Entscheid für eine Online-Durchführung musste das Konzept überarbeitet und angepasst werden, denn virtuelle Veranstaltungen benötigen einen anderen Aufbau, als vor Ort durchgeführte Events. Zum Beispiel ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmenden online kürzer. Auf dem Handy, Tablet oder PC ist die Ablenkung gross, etwa durch das Aufpoppen von Nachrichten. Durch ein abwechslungsreiches Programm kann man dies ein Stück weit abfangen; eine Möglichkeit dazu sind interaktive Elemente wie Umfragen, Spiele oder Breakout-Sessions in kleinen Gruppen. Da wir vor dem Lockdown noch kaum Online-Events veranstaltet haben, galt es in einem ersten Schritt, geeignete Tools dafür zu finden. So mussten wir uns zu Beginn des Lockdowns einerseits in die neuen technischen Rahmenbedingungen einarbeiten und anderseits die verschiedenen Anlasskonzepte überarbeiten.

Inzwischen haben Sie zahlreiche Events online durchgeführt. Welche Vorteile bieten solche virtuellen Veranstaltungen?

Ein sehr grosser Vorteil ist, dass die Teilnehmenden zeitlich und örtlich flexibler sind, da die Reisezeit entfällt. So können sie am gleichen Tag an einem Anlass in Paris und an einem anderen in Zürich teilnehmen, bequem von zu Hause aus. Zudem gibt es in den meisten Fällen keine Platzbeschänkungen, wie dies bei Anlässen vor Ort häufig der Fall ist. Die Events können ausserdem einfach aufgezeichnet und so weiteren Interessierten unkompliziert zur Verfügung gestellt werden. Wir haben auch erlebt, dass Gäste an virtuellen Events teilnahmen, die nicht vor Ort hätten dabei sein können. Online-Anlässe lassen geografische Distanzen schmelzen und stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl – das hat sich insbesondere während des Lockdowns gezeigt.

Wie sind Online-Veranstaltungen für die Referentinnen und Referenten?

Die Reaktionen sind sehr unterschiedlich. Es gibt Personen, die sich online wohler fühlen als direkt vor dem Publikum, weil sie mehr für sich und in ihrem gewohnten Umfeld sind. Anderen Referierenden hingegen fehlen die Reaktionen des Publikums. Ohne direktes Feedback ist es für sie schwieriger, einzuschätzen, ob die Gäste dem Gesagten folgen können und es interessant finden. Wenn ich bei der Vorbesprechung gespürt habe, dass einem Referenten die Zuhörenden fehlten, versuchte ich ein Gegenüber für ihn zu finden und so die fehlenden Gäste zumindest teilweise zu ersetzen.

Und wie kommen virtuelle Veranstaltungen bei den Teilnehmenden an?

Während den Lockdowns waren sehr viele Teilnehmende für jede Abwechslung dankbar. Mit den Lockerungen geht nun die Schere auf zwischen den Personen, die sich sehr auf einen Anlass vor Ort freuen, und jenen, die Präsenzanlässen auch nach Corona fernbleiben möchten. Nach mehr als einem Jahr mit Social Distancing sind Menschengruppen zu etwas Aussergewöhnlichem geworden, das wird wohl noch einige Zeit so bleiben.

Was auch auffällt: Online wird die Anmeldung als unverbindlicher wahrgenommen, viele angemeldete Personen nehmen letztlich gar nicht teil. Durch kleine Gesten in den Tagen vor dem Anlass, wie ein Brief oder ein Countdown, kann dem entgegengewirkt werden.

Welche Folgen hat die Coronapandemie kurz- und langfristig für die Durchführung von Events vor Ort?

Für jeden Anlass am Departement Gesundheit muss derzeit zusätzlich zum Sicherheitskonzept ein Corona-Schutzkonzept erstellt werden. Zudem müssen die Events in verschiedenen Szenarien, wie vor Ort, online oder hybrid, geplant werden, um sie trotz allfälliger Verschärfungen der Massnahmen durchführen zu können. Das ist sehr aufwändig, hilft aber auch, bestehende Konzepte zu hinterfragen und Neues zu entwickeln. Die Pandemie dürfte sich aber auch nach ihrem Ende noch auf die Durchführung von Events auswirken. Informationsanlässe oder öffentliche Vorlesungen können auch künftig gut online durchgeführt werden und erreichen so sogar mehr Interessenten. Gesellige Anlässe wie Diplomfeiern, Personalveranstaltungen, das Ehemaligentreffen oder Networking-Events sind online jedoch schwieriger umzusetzen. Sicher ist aber, dass in Zukunft mehr Events hybrid, also gleichzeitig vor Ort und virtuell stattfinden – oder abwechselnd ein Jahr vor Ort, im anderen Jahr online.